A grande maioria das pessoas já ouviu falar em delegação de tarefas: “Faz isso”, ou “não faça aquilo”, ou “se acontecer isso, proceda assim”, etc. Entretanto, poucos realmente conseguem obter resultados satisfatórios mediante esse processo. o que muitas vezes acontece é exatamente o contrário do esperado. Os resultados são desastrosos. Em função disso, muitos líderes preferem se abarrotar de pequenas e grandes tarefas para não se frustrarem com os resultados caóticos da suposta delegação de tarefas.
Ao ser delegada uma atividade ou função a um liderado, permite-se o desenvolvimento de habilidades, competências e conhecimentos desta pessoa. Quando há centralização das atividades por parte do líder, além de se sobrecarregar desnecessariamente, há desperdício dos recursos humanos que estão à sua disposição.
Ao delegar, a autonomia é compartilhada com outra pessoa. Isso significa que ela pode agir, tomar iniciativas e decisões em relação à tarefa atribuída com certa liberdade. Em outras palavras, ela assume a responsabilidade pela execução da atividade.
Assim, é fundamental reconhecer que a equipe não é formada por pessoas cuja atribuição é apenas ajudar nas tarefas, mas sim por colaboradores que podem executar o trabalho com responsabilidade, sob a orientação do líder. Embora isso possa ser difícil para gestores centralizadores, os resultados sempre são positivos:
- a equipe se sente mais confiante e motivada;
- cada colaborador tem mais chances de desenvolver suas habilidades e se sente valorizado, como uma peça essencial na engrenagem da empresa;
- os gestores têm mais tempo para analisar o negócio e planejar novos produtos, serviços ou ações estratégicas para o crescimento da empresa;
- quando a equipe tem autonomia, na ausência de um dos colaboradores ou mesmo do gestor, a empresa não fica engessada;
- com a sinergia de todos, a tendência é de melhoria na produtividade e, como consequência, nos resultados.
Para delegar tarefas de forma inteligente e conseguir os benefícios citados é preciso agir com sabedoria. Confira a seguir algumas dicas!
1. Conheça todos os processos da empresa
Antes de delegar as tarefas, é fundamental que o líder saiba executá-las. Por isso, é importante conhecer os processos da empresa e as ferramentas utilizadas para a sua execução. Afinal, essa é a única forma de orientar a equipe, esclarecer dúvidas e medir os resultados.
2. Observe as habilidades dos colaboradores
Essa regra deve ser seguida tanto na contratação quanto nas ações de qualificação e motivação internas. Várias habilidades podem ser desenvolvidas, mas a distribuição das tarefas deve ser avaliada com inteligência.
Por exemplo, não vale a pena desperdiçar o talento de um bom vendedor com tarefas administrativas, ou ignorar o conhecimento técnico de um colaborador, passando responsabilidades burocráticas.
3. Oriente de forma adequada
Passe todas as informações necessárias para a execução do trabalho e coloque-se à disposição para o esclarecimento de dúvidas. O estabelecimento de prazos, metas e objetivos de cada atividade devem ser claros.
As orientações, dependendo da complexidade do trabalho e características do profissional, podem ser compartilhadas por escrito, em vídeo, em reuniões com apresentações de imagens e gráficos, entre outras ações. Lembre-se de que, para algumas atividades, a demonstração funciona melhor do que a orientação verbal ou escrita.
4. Antecipe problemas
Além das instruções claras para a execução das tarefas, cabe aos gestores imaginar o que pode causar problemas em determinadas ações e antecipar essa possibilidade aos colaboradores. Essa orientação deve fazer parte dos materiais de referência da empresa e pode, inclusive, ser enriquecida a partir de relatos de falhas por parte da própria equipe.
5. Meça os resultados
Qualquer trabalho precisa ter um objetivo. Assim, é importante estabelecer metas e avaliar se elas estão sendo alcançadas. Caso não estejam, é preciso observar quais os pontos falhos e aplicar medidas corretivas. A análise dos resultados deve considerar tanto o desempenho individual quanto a performance da equipe, lembrando que a sinergia entre os colaboradores é um diferencial relevante.
